Instrukcja wewnętrzna KI

Instrukcja wewnętrzna Komisji Instruktorskiej
Małopolskiej Chorągwi Harcerzy im. Andrzeja Małkowskiego

Komisja Instruktorska Małopolskiej Chorągwi Harcerzy im. Andrzeja Małkowskiego określa terminy i miejsca swoich zbiórek, podczas których możliwe jest otwarcie, zamknięcie lub zmodyfikowanie prób na stopień przewodnika lub podharcmistrza, lub załatwienie innych spraw należących do zakresu działania Komisji Instruktorskiej. Informacje te są podawane do wiadomości rozkazem Komendanta Małopolskiej Chorągwi Harcerzy ZHR oraz na stronie internetowej Chorągwi (w zakładce Komisja Instruktorska).

1. Komisja Instruktorska określa poniżej opisane zasady zapisywania się osób chcących otworzyć, zamknąć lub zmodyfikować próbę na stopień, lub załatwić inną sprawę należącą do zakresu działania Komisji Instruktorskiej. Zasady te mają odpowiednie zastosowanie do każdego przypadku potrzeby spotkania z Komisją Instruktorską.

2. Osoby, które chcą otworzyć nową próbę, lub ich próba nie została jeszcze zdefiniowana z systemie proszone są o wejście pod adres http://zaki.modorg.pl/committees/1 oraz w podanej kolejności:

– utworzyć dokument próby (Nowa próba)
– uzupełnić zadania
– skonsultować zadania z opiekunem (dla kandydatów zgłaszających nową próbę)
– dodać załącznik z opinią przełożonego
– dodać wszystkie poprzednie wersje kart próby (tylko dla osób, które już mają otworzoną próbę)
– zatwierdzić próbę
– zgłosić się na spotkanie komisji (Rejestruj)

Osoby, które chcą zgłosić się na spotkanie komisji, a ich próba została już wcześniej zdefiniowana  w systemie powinny, rozpocząć od otworzenia maila o tytule „Powiadomienie o nowej próbie” wysłanego z adresu modorg.pl@gmail.com oraz zgłoszeniu się na wybrane spotkanie (Rejestruj).

Zgłoszenie należy przesłać w terminie nie krótszym niż siedem dni przed wybranym terminem zbiórki Komisji Instruktorskiej.

3. W zgłoszeniu należy:
a) podać swoje imię i nazwisko, drużynę, hufiec,
b) określić cel spotkania z Komisją Instruktorską,
c) podać imię i nazwisko opiekuna próby (w przypadku otwierania, zamykania lub modyfikowania prób na stopnie),
d) wskazać swój kontaktowy adres poczty elektronicznej oraz numer telefonu,
e) załączyć elektroniczne wersje dokumentów potrzebnych do realizacji celu spotkania z Komisją Instruktorską (program próby, opinie przełożonego, raport z próby).

4. Sekretarz Komisji Instruktorskiej po otrzymaniu powyższego zgłoszenia wpisze osobę zgłaszającą się na najbliższy wolny termin, informując kandydata o dacie i godzinie spotkania z Komisją. W razie potrzeby, w szczególności w przypadku dużej liczby zgłoszeń i niemożności przyjęcia wszystkich zgłaszających się kandydatów w najbliższym terminie, część ze zgłoszonych osób może otrzymać propozycję spotkania w terminie przypadającym na inną zbiórkę Komisji Instruktorskiej.

5. Na wyznaczony termin spotkania z Komisją Instruktorska należy przybyć punktualnie, wraz z opiekunem próby, w regulaminowym umundurowaniu (zarówno opiekun jak i osoba zgłaszająca się).

6. Na spotkanie należy przynieść pisemne wersje dokumentów potrzebnych do realizacji celu spotkania z Komisją Instruktorską, sporządzone w co najmniej dwóch egzemplarzach (jeden dla osoby zgłaszającej się, jeden dla Komisji Instruktorskiej). Proponowany program próby należy wygenerować w aplikacji ZAKI. Raport z próby ma być dokumentem stanowiącym połączoną całość skoroszyt, zbindowanie, itp.), a jego elektroniczną wersję należy załączyć w aplikacji ZAKI.

7. Do otwarcia i zamknięcia próby konieczne jest doręczenie Komisji Instruktorskiej podczas spotkania aktualnej opinii instruktora przełożonego (hufcowego) o stającym przed Komisją Instruktorską, sporządzonej według szablonu opinii obowiązującego w Małopolskiej Chorągwi Harcerzy ZHR (jego wzór jest dostępny na stronie internetowej Chorągwi w dziale Komisja Instruktorska) w formie pisemnej lub wydruku z podpisem własnoręcznym wystawiającego opinię. W przypadku nie dostarczenia powyższej opinii przełożonego, próba nie zostanie, odpowiednio do przypadku, otwarta lub zamknięta.

8. W przypadku drużynowych do otwarcia i zamknięcia próby wymagane jest przedstawienie Komisji w trakcie zbiórki dokumentacji drużyny przewidzianej Regulaminem drużyny/gromady.

9. Komisja Instruktorska przyjmuje osoby zgłaszające się w uprzednio wyznaczonych terminach, jednak w razie konieczności odbycia dłuższej od pierwotnie planowanej rozmowy z którymś z kandydatów lub w razie powstania innej nieprzewidzianej okoliczności, Komisja Instruktorska może w trakcie swej zbiórki przesunąć wyznaczone godziny spotkań z poszczególnymi osobami.

10. Komisja Instruktorska informuje, że powyższy tryb zapisywania się na spotkanie z Komisją Instruktorską jest obowiązujący i obecnie nie ma możliwości ustalania spotkania z Komisją Instruktorską w inny sposób. Odstąpienie od stosowania powyższych zasad jest możliwe wyłącznie na wniosek lub za zgodą Komisji Instruktorskiej lub Przewodniczącego Komisji Instruktorskiej.

Czuwaj!

W imieniu Komisji Instruktorskiej
Małopolskiej Chorągwi Harcerzy im. Andrzeja Małkowskiego ZHR
hm. Piotr Popławski HR
Przewodniczący Komisji Instruktorskiej